為什么我們需要精益化倉庫盤點(diǎn)工作?
倉庫盤點(diǎn)，是對(duì)定期或臨時(shí)對(duì)庫存商品的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行清查、清點(diǎn)的作業(yè)，即為了掌握貨物的流動(dòng)情況 (入庫 、在庫 、出庫的流動(dòng)狀況)，對(duì)倉庫現(xiàn)有物品的實(shí)際數(shù)量與保管賬上記錄的數(shù)量相核對(duì)，以便準(zhǔn)確地掌握庫存數(shù)量。
除上述作用外，倉庫盤點(diǎn)還會(huì)帶會(huì)帶來以下價(jià)值：
關(guān)于庫存：控制存貨，發(fā)掘并清除滯銷品、臨近過期商品，整理環(huán)境，清除死角。
關(guān)于損益：及時(shí)掌握損益情況，以便真實(shí)地把握經(jīng)營績效，并盡早采取防漏措施。
現(xiàn)在的盤點(diǎn)工作絕不是過去簡單的大動(dòng)員式的盤點(diǎn)，而是對(duì)于效率、結(jié)果、目的有著更高標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)，因此需要進(jìn)行精益化設(shè)計(jì)。
流程
盤點(diǎn)前：
(1)由盤點(diǎn)組長組織盤點(diǎn)會(huì)議，制定存貨盤點(diǎn)計(jì)劃：包括盤點(diǎn)的時(shí)間確定、參與人員、范圍等安排。
(2)存貨盤點(diǎn)前的準(zhǔn)備工作：
①倉庫人員在正式盤點(diǎn)前進(jìn)行倉庫存貨的分類整理，對(duì)比系統(tǒng)清單以及倉庫臺(tái)賬清單，注明已過期存貨、已損毀存貨以及正常使用的存貨等。
②整理倉庫存貨，同類存貨保持每層堆放數(shù)量一致，便于清點(diǎn)數(shù)量，各類存貨分開擺放，堆放時(shí)要保證盤點(diǎn)人員每堆存貨均可盤到。
③各倉庫對(duì)內(nèi)部存貨自行盤點(diǎn)一次，并填列存貨盤點(diǎn)明細(xì)表電子版上交財(cái)務(wù);
④與銷售部門及采購部門人員協(xié)調(diào)，確定盤點(diǎn)日前一天下班后將實(shí)物已入庫、出庫的所有單據(jù)輸入系統(tǒng)，并記錄每個(gè)賬套中最后一張出庫單和入庫單的編號(hào)，然后由財(cái)務(wù)部從系統(tǒng)中引出存貨清單，按下面附件中所附的存貨盤點(diǎn)表格式，將帳面存貨數(shù)量登記完整。
⑤打印盤點(diǎn)表，盤點(diǎn)表中應(yīng)注明品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、盤點(diǎn)日期、盤點(diǎn)人、監(jiān)盤人、存放地點(diǎn)等信息。
(3)原則上盤點(diǎn)當(dāng)天存貨不移動(dòng)，即不發(fā)生出入庫，如盤點(diǎn)當(dāng)天由于經(jīng)營需要發(fā)生出入庫，在盤點(diǎn)前將當(dāng)天預(yù)計(jì)出庫存貨調(diào)入待出庫倉單獨(dú)存放，將當(dāng)天入庫存貨單獨(dú)存放，并保留當(dāng)天出入庫原始憑證，待盤點(diǎn)后統(tǒng)一入賬。
盤點(diǎn)中：
(1)盤點(diǎn)人員可分組進(jìn)行，每組確定一個(gè)負(fù)責(zé)人，由各盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人安排該組盤點(diǎn)分工，確保盤點(diǎn)工作有序進(jìn)行。
(2)由盤點(diǎn)表到實(shí)物：根據(jù)存貨盤點(diǎn)表中列舉的存貨，對(duì)選定的物料進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)并記錄在存貨盤點(diǎn)表上，如有差異，需記錄并后續(xù)跟進(jìn)分析。
(3)盤點(diǎn)時(shí)如發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)差異，需記錄差異數(shù)量，待盤點(diǎn)完成后統(tǒng)一分析原因。
(4)本次盤點(diǎn)，是對(duì)所有存貨的全面盤點(diǎn)。即要盤點(diǎn)賬面上記錄的存貨，也要對(duì)未入賬但實(shí)際存在的存貨進(jìn)行全面清盤。
盤點(diǎn)后：
(1)盤點(diǎn)完畢，盤點(diǎn)人和監(jiān)盤人在盤點(diǎn)表上簽字，盤點(diǎn)表復(fù)印后一式三份，由負(fù)責(zé)部門、審計(jì)部、財(cái)務(wù)部分別保管。
(2)全部盤點(diǎn)完畢后，由盤點(diǎn)工作組編制存貨盤點(diǎn)報(bào)告，將存貨的實(shí)際盤存數(shù)量和賬面余額比對(duì)，列明差異數(shù)。
(3) 審計(jì)部和財(cái)務(wù)部共同對(duì)差異進(jìn)行分析，查找原因。
(4)對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的損壞、過期的存貨列明清單，按照?qǐng)?bào)廢處理流程進(jìn)行匯報(bào)、審批，經(jīng)審批同意后銷毀處理。
細(xì)節(jié)
部門配合：一個(gè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的企業(yè)他的物流是時(shí)刻變動(dòng)的，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的指標(biāo)，而企業(yè)盤點(diǎn)的目的，就是要查出某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)的庫存量，而庫存量卻是一個(gè)靜態(tài)的指標(biāo)，這就形成了一個(gè)矛盾，這就要求生產(chǎn)和銷售部門在盤點(diǎn)期間暫時(shí)停止物料的收發(fā)運(yùn)作，達(dá)到倉庫所需要的無變動(dòng)狀態(tài)。
所以在盤點(diǎn)期間，即使生產(chǎn)出貨照常進(jìn)行，也要將生產(chǎn)所需物料提前發(fā)放到生產(chǎn)線上，以達(dá)到倉庫物料的靜態(tài)。此時(shí)的盤點(diǎn)要求只局限于倉庫本身，如果是年底全面盤點(diǎn)，生產(chǎn)和一切物流要全部停止動(dòng)作，生產(chǎn)線上沒有完工的物料在邏輯上還要退回倉庫，再進(jìn)行全面的盤點(diǎn)。
人員配置：倉庫的盤點(diǎn)必須配備一定的人員，參與盤點(diǎn)的人員必須具備一定識(shí)別和計(jì)量物料的能力，對(duì)于盤點(diǎn)工作，同時(shí)各部門還要有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，除倉管員以外，其他部門的人員也必須參與盤點(diǎn)。
比如pmc和財(cái)務(wù)部，生產(chǎn)部需要檢查庫存品名數(shù)量，財(cái)務(wù)部不僅要對(duì)品名數(shù)量進(jìn)行監(jiān)督，還要對(duì)庫存的價(jià)值進(jìn)行計(jì)算，各部門人員的共同參與，一定程度上還增強(qiáng)了盤點(diǎn)人員的隊(duì)伍，加速了盤點(diǎn)工作的進(jìn)行。
盤點(diǎn)時(shí)間：倉庫的盤點(diǎn)時(shí)間一般選擇在月底的最后一天，當(dāng)然也會(huì)由于臨時(shí)的需要進(jìn)行月中盤點(diǎn)。選擇在月底盤點(diǎn)的優(yōu)勢很多，第一月底盤點(diǎn)與倉庫每月結(jié)賬時(shí)間保持一致，更利于查找差異，分析差異原因;第二，月底盤點(diǎn)與財(cái)務(wù)結(jié)賬保持了數(shù)據(jù)的共享與協(xié)調(diào)，提高了數(shù)據(jù)的使用效率;第三，月底盤點(diǎn)為生產(chǎn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)報(bào)表與財(cái)務(wù)月報(bào)表提供了真實(shí)有說服力的數(shù)據(jù);第四，月底盤點(diǎn)后的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，為下月倉庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障。
前期準(zhǔn)備：對(duì)盤點(diǎn)前的物料，倉庫管理員應(yīng)該提前做準(zhǔn)備。第一，將同一類別，品名的物料放在一起，以便于盤點(diǎn)工作的順利進(jìn)行;第二，檢查物料卡的收發(fā)結(jié)存記錄，并核對(duì)實(shí)物數(shù)量;
詳細(xì)記錄：盤點(diǎn)人員在盤點(diǎn)期間，必須認(rèn)真核對(duì)實(shí)物的品名，數(shù)量，料號(hào)，做到準(zhǔn)確無誤，對(duì)實(shí)物過小的原料，還要借助一定的計(jì)量工具(如電子稱，卡尺等)進(jìn)行計(jì)量，進(jìn)行專門的稱量計(jì)算。對(duì)于貴重材料成品，還要進(jìn)行重點(diǎn)記錄，精確計(jì)量。
復(fù)盤：根據(jù)概率論原理，同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進(jìn)行第一次盤點(diǎn)以后，有條件的企業(yè)還要對(duì)經(jīng)過盤點(diǎn)的實(shí)物進(jìn)行復(fù)盤，以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少工作中的失誤。
查找差異原因：盤點(diǎn)結(jié)束以后，相同的品名要將賬存數(shù)量與盤點(diǎn)數(shù)量相比較得到差異，如果差異在合理的范圍內(nèi)，那么就不需要分析差異原因，如果差異率超過企業(yè)的規(guī)定的范圍，就必須對(duì)差異做出說明與原因分析，最后調(diào)整帳務(wù)，做到賬實(shí)相符。
在這里需要提示的一點(diǎn)就是次月的月初數(shù)應(yīng)該與本月的盤點(diǎn)數(shù)相等，而不是與帳務(wù)結(jié)存數(shù)相等，否則就會(huì)將差異數(shù)帶入到下月的帳務(wù)當(dāng)中，盤點(diǎn)也自然失去了他應(yīng)有的意義和效果。
臨時(shí)事件處理辦法：倉庫在盤點(diǎn)期間，如果碰到必須的物料收發(fā)，比如急需的供應(yīng)商送貨，成品的入庫及客戶送貨。
通行的做法是可以將收發(fā)的單據(jù)日期推后一天(到達(dá)下一個(gè)月份)，并對(duì)入庫的原料進(jìn)行隔離處理(不參與盤點(diǎn))，對(duì)出庫的成品在發(fā)貨前盤點(diǎn)(需參與盤點(diǎn))，目的就是在這種緊急情況發(fā)生時(shí)，避免造成帳務(wù)的混亂和實(shí)物的不相符，保持帳務(wù)邏輯關(guān)系的順暢。
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